Políticas de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Identificación del responsable de tratamiento de datos

INTRODUCCIÓN

La presente política tiene como objetivo dar cumplimiento a lo regulado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y las demás normas que le modifiquen y/o complementen.  En desarrollo de los preceptos normativos anteriormente mencionados, se protege el derecho de los titulares de datos personales a conocer, actualizar, rectificar y retirar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos cuando se vea involucrado la recolección y tratamiento de dichos datos personales.

Conforme lo mencionado anteriormente, DISTRITO CH, para efectos del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y realiza tratamiento de Datos Personales conforme las siguientes políticas: 

1. DEFINICIONES Y PRINICPIOS

De conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para el desarrollo de la política de datos se tendrá en cuenta las siguientes definiciones y principios

Definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos por DISTRITO CH, debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DISTRITO CH, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DISTRITO CH, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2. OBJETO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.

El objeto de la presente política es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación y supresión de los datos personales tratados por DISTRITO CH, así como informar los términos y medios de contacto a través de los cuales los Titulares de la Información pueden contactarnos para el ejercicio de sus derechos respecto de los datos sobre los cuales se realiza tratamiento.

3. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de DISTRITO CH, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

4. OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los administradores, colaboradores, subcontratistas, encargados del tratamiento y los terceros con quien DISTRITO CH se relacione contractual o comercialmente.

DISTRITO CH, en su calidad de responsable del tratamiento de datos, se compromete al cumplimiento de las obligaciones determinadas en la ley de datos, igualmente, DISTRITO ch mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información y se obliga a garantizar el derecho que le asiste a los titulares de datos conforme la norma vigente.

6. DE LA AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE DATOS

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general, el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de DISTRITO CH, requieren del consentimiento libre, precedente, expreso e informado de los Titulares de estos. Previo a la recolección y tratamiento de sus datos, DISTRITO CH como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, dispone de varios mecanismos para obtener la Autorización de los Titulares de los datos. La información sobre datos personales de los Titulares se mantendrá en las Bases de Datos de DISTRITO CH, durante el tiempo que los mismos sean utilizados para los fines autorizados, a menos que el Titular solicite su eliminación.

Obtención de La Autorización

La Autorización emitida por el Titular de Datos  puede originarse mediante cualquier medio legalmente permitido, bien sea mediante mecanismos técnicos o tecnológicos, incluyendo pero sin limitarse a cualquier documento físico, electrónico, mensaje de datos, formularios en Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; en todo caso, la autorización debe corresponder a una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

DISTRITO CH adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos. En todo caso, si el titular hace uso o interactúa con nuestros portales de contacto, redes sociales, participación en eventos organizados por DISTRITO CH, se entiende que conoce y acepta el contenido de las presentes políticas de tratamiento de datos que se encuentran publicadas en nuestros canales de comunicación, salvo que expresamente dicho titular solicite su remoción de nuestras bases de datos.

Si dentro del funcionamiento de nuestros portales de comunicación se requiere el uso de cookies que recopilen datos personales, el portal le solicitará autorización al titular indicando la finalidad de su utilización

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

Los datos que se recolectan para el tratamiento corresponden a datos personales básicos como nombre, apellido identificación, direcciones de contacto físicas o electrónicas, números de teléfono y redes sociales; información sensible, datos de nómina, información sobre fotos videos y otros tipo de grabación audiovisual, información de tipo cultural, entre otros.  El tratamiento que realizará DISTRITO CH con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación con el fin de:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de DISTRITO CH en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato o vinculo jurídico celebrado con el Titular de la información.

• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos y felicitaciones).

• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por DISTRITO CH

• Suministrar información de contacto a los proveedores, aliados comerciales, la fuerza comercial y/o red de distribución, tele mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual DISTRITO CH tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y tele mercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.

• Contactar al Titular a través de medios telefónicos y digitales para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

• Contactar al Titular a través de medios electrónicos, redes sociales – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DISTRITO CH con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de colaboradores de la organización)

• Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño de los contratos laborales, gestión de las relaciones laborales, procesamiento, gestión, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones legales.

• Administrar los asuntos internos de DISTRITO CH , incluyendo, pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento, procesos de auditoría interna o externa. Esta información incluye Datos Personales de directores y agentes de las afiliadas de la compañía.

• Realizar el proceso de debida diligencia del Cliente o Proveedor, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes y proveedores.

• Transmitir o realizar transferencia los datos personales dentro y fuera del país a terceros con los cuales DISTRITO CH haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

• Prestar los servicios ofrecidos por DISTRITO CH y aceptados en el contrato suscrito.

• Suministrar la información a terceros con los cuales DISTRITO CH tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD:

DISTRITO CH por lo general no hace recolección de datos sensibles, sin embargo, cuando se trate de recolección de datos sensibles que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como, por ejemplo, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, se procederá de la siguiente forma:

• Se debe contar con autorización expresa del titular
• Se le debe indicar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles
• Se le debe indicar con claridad y precisión cuáles son los datos sensibles que se requiere recolectar.

En todo caso, los datos sensibles recolectados serán tratados cuando sean requeridos para brindar un servicio adecuado conforme el desarrollo del objeto social de DISTRITO CH; desarrollo de proyectos sociales y apoyo a comunidades; realización de estudios sociales y demográficos.

En cuanto a la recolección y tratamiento de datos sobre menores de edad, se deberá proceder de la siguiente forma:

La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar legalmente al menor de edad, quien deberá velar porque se garantice el derecho del menor a ser escuchado y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entendimiento. En el ejercicio del tratamiento de datos sobre menores de edad, se deberá informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los menores de edad.

8. TRATAMIENTO SOBRE INFORMACIÓN CONTENIDA EN IMÁGENES VIDEOGRÁFICAS

DISTRITO CH para el desarrollo de su objeto social y promoción de los eventos que realiza, dispone de medios video-gráficos que se toman y publican en nuestras redes sociales y podrían llegar a ser considerados como “dato personal”, teniendo en cuenta lo anterior, en caso de tener dicha consideración, se requiere de la autorización y el consentimiento de la persona(s) en el momento de la realización de la foto, imagen o video, informándole que podrá ver su foto en nuestros canales oficiales de comunicación. Salvo eventos en que haya de por medio limitaciones contractuales sobre el uso de imagen a favor de DISTRITO CH, si el titular de la imagen o video desea que sea retirada, puede hacerlo al correo citando el número de la foto respectiva y manifestando su deseo de que la foto sea retirada. 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como Titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. (vii) Los demás derechos consagrados en la normativa relacionada con sus derechos sobre datos personales.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

El área de Gerencia es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para el ejercicio de sus derechos como Titular de Datos, así como cualquier tipo de solicitud que quiera dirigir a nosotros usted dispone de los siguientes canales de contacto.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, DISTRITO CH presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su requerimiento le solicitamos suministrar la siguiente información: Nombre completo y apellidos Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) Firma (si aplica) , número de identificación y los soportes y pruebas que sustenten la reclamación. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DISTRITO CH informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

12. VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de Enero de 2024. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.